Polityka prywatności

Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w serwisie internetowym prowadzonym pod adresem itracja.pl (dalej: Serwis) oraz w związku z obsługą korespondencji i zapytań kierowanych do Operatora Serwisu.

Administratorem danych osobowych (dalej: Administrator) jest podmiot wskazany w sekcji „Administrator danych” poniżej. Dane kontaktowe Administratora znajdują się również w stopce Serwisu.

Przetwarzamy dane zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. (RODO), ustawą o ochronie danych osobowych z 10 maja 2018 r. oraz przepisami o świadczeniu usług drogą elektroniczną i Prawem komunikacji elektronicznej.

Dokument nie dotyczy danych przetwarzanych w ramach odrębnych umów o świadczenie usług — zasady ich przetwarzania określają te umowy.

Jakie dane przetwarzamy

Zakres danych zależy od tego, w jaki sposób korzystasz z Serwisu:

• formularz kontaktowy — imię i nazwisko, adres e-mail, temat oraz treść wiadomości, a także data i godzina jej przesłania,
• korespondencja — dane podane w treści e-maila lub rozmowy telefonicznej, w tym adres e-mail, numer telefonu i podpis,
• dane techniczne — adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, data i godzina żądania oraz identyfikatory błędów zapisywane w logach serwera i aplikacji,
• dane z plików cookies — wyłącznie w zakresie opisanym w Polityce cookies; obecnie są to wyłącznie pliki niezbędne do działania Serwisu.

Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, ale niezbędne do udzielenia odpowiedzi. Prosimy nie przekazywać danych szczególnych kategorii (np. o zdrowiu, przekonaniach czy pochodzeniu). Jeżeli zostaną one przekazane dobrowolnie, przetwarzamy je wyłącznie w celu obsługi konkretnego zapytania, na podstawie art. 9 ust. 2 lit. a RODO.

Cele, podstawy prawne i okres przechowywania

Przetwarzamy dane w następujących celach:

• obsługa zapytania z formularza kontaktowego — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: odpowiedź na zapytanie i prowadzenie korespondencji); dane przechowujemy do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, a następnie usuwamy lub anonimizujemy,
• korespondencja e-mailowa i telefoniczna — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; do 12 miesięcy od zakończenia sprawy,
• zawarcie i wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO; przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu do upływu terminów przedawnienia roszczeń,
• obowiązki podatkowe, księgowe i archiwizacyjne — art. 6 ust. 1 lit. c RODO; przez okres wymagany przepisami, co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego,
• bezpieczeństwo Serwisu, zapobieganie nadużyciom i dochodzenie roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; adres IP w limiterze formularza przez 10 minut, logi do 90 dni, a dane potrzebne do ustalenia lub obrony roszczeń do upływu terminów przedawnienia,
• cookies analityczne lub marketingowe — wyłącznie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda), jeżeli takie narzędzia zostaną wprowadzone; przez okres wskazany w Polityce cookies albo do cofnięcia zgody.

Przy ocenie uzasadnionego interesu bierzemy pod uwagę charakter zapytania, oczekiwanie odpowiedzi oraz bezpieczeństwo Serwisu. Nie przetwarzamy danych w celach, które wykraczałyby poza te potrzeby.

Odbiorcy danych

Dane mogą otrzymywać podmioty wspierające działanie Serwisu i obsługę korespondencji, wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania zadania:

• dostawca hostingu i infrastruktury serwerowej,
• dostawca poczty elektronicznej i serwera SMTP obsługującego formularz,
• dostawcy usług informatycznych i wsparcia technicznego,
• dostawca narzędzi analitycznych lub marketingowych — wyłącznie po wyrażeniu zgody i zgodnie z Polityką cookies,
• księgowość, kancelaria prawna lub doradcy — gdy wymaga tego prawo lub ochrona roszczeń,
• organy publiczne — gdy obowiązek przekazania wynika z przepisów.

Podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu działają na podstawie umów powierzenia (art. 28 RODO) i mogą przetwarzać dane tylko zgodnie z naszymi poleceniami. Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich partnerom handlowym do własnych celów marketingowych.

Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady dane przetwarzamy na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeżeli korzystamy z dostawcy, który przetwarza dane poza EOG, przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych (art. 46 RODO), z dodatkowymi środkami ochrony, jeśli są konieczne.

Aktualnie nie korzystamy z narzędzi analitycznych ani marketingowych, które wymagałyby takiego przekazywania. Jeżeli to się zmieni, informacja pojawi się w Polityce cookies przed uruchomieniem narzędzia.

Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych,
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), gdy nie ma podstawy do dalszego przetwarzania,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

Żądania można kierować na adres e-mail wskazany w sekcji „Administrator danych”. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca. Możemy poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość, jeżeli jest to konieczne do ochrony danych.

Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub istotnie na Ciebie wpływały, i nie profilujemy danych w rozumieniu art. 22 RODO.

Formularz kontaktowy korzysta z prostego ograniczenia liczby zgłoszeń z jednego adresu IP. Służy ono wyłącznie ochronie przed spamem i nie podejmuje decyzji o charakterze prawnym.

Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka: szyfrowanie połączenia (HTTPS), kontrolę dostępu do panelu i bazy danych, kopie zapasowe, aktualizacje oprogramowania oraz zasadę minimalizacji danych. Dostęp do wiadomości z formularza mają wyłącznie uprawnione osoby.

Żaden system nie zapewnia całkowitego bezpieczeństwa. W razie naruszenia ochrony danych, które może powodować wysokie ryzyko dla Twoich praw, poinformujemy Cię o tym zgodnie z art. 34 RODO.

Cookies i podobne technologie

Serwis zapisuje na urządzeniu wyłącznie niezbędne pliki cookies służące bezpieczeństwu formularza i utrzymaniu sesji administratora. Nie stosujemy obecnie cookies analitycznych ani marketingowych.

Szczegóły — nazwy plików, cele, okresy przechowywania i sposób zarządzania zgodą — opisuje Polityka cookies.

Dane dzieci

Serwis ma charakter informacyjny o usługach dla firm i nie jest kierowany do dzieci. Nie zbieramy świadomie danych osób poniżej 16. roku życia. Jeżeli takie dane trafią do nas przez formularz, usuńmy je po zgłoszeniu.

Zmiany Polityki prywatności

Dokument może być aktualizowany, gdy zmienią się przepisy, zakres przetwarzania lub używane narzędzia. Wersja i data ostatniej aktualizacji są widoczne na początku strony.

O istotnych zmianach informujemy w Serwisie. Dalsze korzystanie z Serwisu po publikacji nowej wersji oznacza zapoznanie się z nią; nie ogranicza to praw, które przysługują Ci na podstawie przepisów.

Kontakt w sprawach danych osobowych

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, w tym w celu realizacji praw opisanych powyżej, napisz na adres e-mail podany w sekcji „Administrator danych”.

Możesz też skontaktować się z nami telefonicznie lub listownie, korzystając z danych w stopce Serwisu. Skargę dotyczącą przetwarzania danych możesz wnieść do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.